RESUMEN:

La Intendencia de San José migró su sistema de gestión documental a ApiaDocumentum 2.4, la nueva versión de la plataforma de Statum. La actualización introduce cambios pensados para que el uso diario sea más eficiente y para que la herramienta se ajuste a las exigencias de accesibilidad y usabilidad en entornos digitales, en cumplimiento con la Ley N.º 19.924 y el Decreto 406/22.

INFORMACIÓN:

Las mejoras alcanzan tanto lo que ve el funcionario en el sistema como los procesos internos de administración de accesos, parámetros y seguimiento de la plataforma.

Una nueva interfaz, accesible y adaptable a cada dispositivo

Entre los cambios visibles, la versión 2.4 incorpora una renovación de la experiencia de usuario, con un aspecto visual actualizado y pantallas adaptativas (responsive), lo que significa que la interfaz se ajusta al tamaño del dispositivo y evita que algunas opciones queden ocultas o desordenadas. A esto se suma la reorganización de los entornos de trabajo según perfiles (un usuario no técnico ve en su pantalla el contenido habilitado para su perfil) y la renovación del logo y la iconografía, que ayudan a identificar acciones frecuentes como navegar, confirmar, adjuntar o revisar.

La actualización cumple además criterios de accesibilidad y usabilidad adaptados a la normativa uruguaya, de modo que el sistema mantenga coherencia para navegar, leer y operar sin depender de atajos o conocimientos técnicos.

Para Martin Ponzetti, coordinador del Área de Innovación y Tecnología de la Intendencia de San José, ese rediseño se traduce en el trabajo cotidiano: «Mejor experiencia de usuario. La nueva interfaz es más moderna, clara y adaptable a diferentes dispositivos. Simplifica la navegación y facilita el trabajo diario de los funcionarios con los expedientes».

Expedientes: asistencia con IA, firma por lotes y nuevos tableros

El trabajo con expedientes también fue renovado. La versión suma una barra de tareas lateral para concentrar las acciones habituales en un lugar estable de la pantalla, junto con un rediseño en la selección de pase y en el árbol del expediente. Incorpora, además, asistencia con inteligencia artificial como apoyo en la creación de expedientes y en el trabajo con actuaciones, y nuevas herramientas de análisis y medición a través de indicadores y vistas en pantalla.

Entre las nuevas prestaciones figura la firma por lotes, que permite firmar varios elementos en una misma operación. Ponzetti señaló esa función como una de las más útiles en el día a día: «Con la firma de lotes realizamos operaciones sobre varios documentos de una sola vez».

La versión también contempla PDF accesibles y la posibilidad de modificar el tipo de expediente al cambiar su carátula, un ajuste que permite redefinir el encuadre del trámite cuando se edita su información principal.

Monitoreo, soporte y evolución de la plataforma

En el plano interno, ApiaDocumentum 2.4 mejora los registros técnicos del sistema, lo que optimiza el análisis de eventos y reduce los tiempos de resolución ante posibles problemas. La versión presenta ApiaDesk, un escritorio de trabajo pensado como espacio personal del usuario dentro de la plataforma, e incorpora nuevos tableros de monitoreo para seguir la información operativa y técnica del sistema.

Se agregan, asimismo, funcionalidades para la gestión de plantillas y la organización de documentos dentro del expediente. En materia de integración, la hoja de ruta contempla avances como la firma en la nube, un segundo nivel de archivo y mejoras en los mecanismos de intercambio con otros sistemas.

Ponzetti resumió el alcance de la migración: «Quedó la plataforma actualizada. Mejoramos en estabilidad y rendimiento. Además, quedamos mejor preparados para incorporar futuras funcionalidades, integraciones y herramientas de IA».

 

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